Paso a paso para dejar un colegio funcionando desde cero: rutas, paradas, alumnos, familias, conductores, monitores y reportes. Siga los pasos en orden; cada uno se apoya en el anterior.
Necesita tres cosas listas antes de sentarse a cargar datos:
Hay tres formas, todas llevan al mismo panel:
su dirección de SchoolTrack y escriba el correo y la clave de su plataforma de rastreo.Vaya a Conductores → tarjeta Marca (apariencia). Aquí define cómo ven la aplicación los papás, el conductor y el monitor:
Guarda al instante. El botón Restablecer marca devuelve todo a la apariencia por defecto. Este paso es opcional, pero conviene hacerlo antes de enviar el primer enlace a un papá, para que vea el nombre del colegio desde el principio.
Esta es la decisión más importante y conviene tomarla antes de cargar alumnos, porque determina si hay que imprimir carnés o comprar tarjetas. Está en Conductores → Verificación de asistencia.
| Opción | Qué significa | Qué hay que preparar |
|---|---|---|
| Carné QR | Se escanea el código QR del carné de cada niño. | Imprimir el carné de cada alumno (botón Carné QR). |
| Tarjeta RFID/NFC | Se acerca la tarjeta del niño al lector. | Comprar tarjetas y registrar el código de cada una en su alumno. |
| QR o tarjeta | Sirve cualquiera de las dos. | Lo de arriba, según el alumno. |
| Solo geocerca | Se da por hecho el abordaje cuando el bus pasa por la parada. | Nada, pero es prueba débil: no demuestra que el niño subió. |
Casilla opcional (doble verificación). Si la activa, al escanear se comprueba además que el bus estuviera realmente en la parada. Es lo más seguro. No aplica cuando el método es "Solo geocerca".
Este paso es opcional. Si su empresa transporta para un solo colegio, sáltelo: todo funciona igual que siempre.
Si atiende varios colegios, agrúpelos aquí y cada uno podrá ver lo suyo por su cuenta, sin que usted le tenga que mandar reportes a mano.
Vaya a Colegios → tarjeta Nuevo colegio.
| Campo | Para qué sirve | |
|---|---|---|
| Nombre del colegio | obligatorio | Como lo verá usted y como aparecerá en los filtros. Ej.: Colegio San José. |
| Código | opcional | Una sigla corta suya, por si maneja códigos internos. Ej.: SJ. |
En Rutas aparece ahora una columna Colegio con un selector en cada fila: elija a qué colegio pertenece cada ruta. Al crear una ruta nueva también puede elegirlo desde el principio.
Las rutas que deje sin colegio siguen funcionando con normalidad. Nadie las ve desde un enlace de colegio.
En Operación, Bus en vivo y Reportes aparece un selector Colegio encima de las rutas. Al elegir uno se marcan solas sus rutas y todo lo de abajo queda filtrado, incluidas las descargas.
En Avisos, la lista de destinatarios incluye «Todo el colegio: …»: el aviso llega a los padres de todas las rutas de ese colegio de una sola vez, sin publicarlo ruta por ruta.
En Colegios, botón Copiar enlace. Ese enlace se lo envía al colegio por correo o WhatsApp. El colegio entra sin usuario ni clave, igual que el papá.
Puede entrar de dos formas, con el mismo enlace:
El colegio ve solo sus rutas: quiénes abordaron hoy, sus buses en el mapa y sus reportes con descarga. No puede marcar asistencia, ni crear, ni borrar, ni ver otro colegio.
| Ojo con esto | Qué pasa de verdad |
|---|---|
| Eliminar un colegio | No borra rutas ni alumnos ni historial. Esas rutas quedan simplemente sin colegio asignado, y usted puede volver a asignarlas cuando quiera. |
| Regenerar el enlace | El enlace anterior deja de funcionar de inmediato. Úselo si el enlace se filtró o si cambió la persona de contacto del colegio, y envíe el nuevo. |
Vaya a Rutas → tarjeta Nueva ruta.
| Campo | Para qué sirve | |
|---|---|---|
| Nombre de la ruta | obligatorio | Cómo la verá todo el mundo. Ej.: Ruta 01 — Norte. |
| Bus (equipo GPS) | recomendado | Es la lista de sus equipos GPS. Sin bus no hay mapa en vivo, ni tiempo estimado de llegada, ni confirmación por GPS. |
| Turno | recomendado | Mañana (AM) o Tarde (PM). Si la misma ruta va y vuelve, cree dos rutas. |
| Conductor | opcional | Solo el nombre, para verlo en la lista. El acceso del conductor se crea aparte (paso 9). |
Toque Crear ruta. Aparece en la tabla con sus paradas y alumnos en cero. Desde ahí, el botón Gestionar abre la ruta para cargarle paradas y alumnos.
Con la ruta abierta (Gestionar), use la tarjeta Paradas.
| Campo | Para qué sirve | |
|---|---|---|
| Nombre de la parada | obligatorio | Ej.: Portal Norte, Colegio (llegada). |
| Orden | recomendado | 1, 2, 3… Es el orden en que el conductor las ve en su aplicación. |
| Hora | opcional | La recogida programada. Es la hora que ve el papá. |
| Latitud / Longitud | recomendado | Sin coordenadas no hay tiempo estimado de llegada para el papá, y el modo "solo geocerca" no funciona. |
4.7580, -74.0460). El primero es la latitud, el segundo la longitud.
Cópielos tal cual, con el punto decimal y el signo menos.
Incluya siempre una parada final del colegio (la llegada). Toque Agregar parada por cada una.
En la misma pantalla de la ruta, tarjeta Estudiantes. Hay dos caminos.
| Campo | Nota | |
|---|---|---|
| Estudiante | obligatorio | Nombre y apellido. |
| Grado | opcional | Ej.: 4°A. |
| Parada | recomendado | Dónde lo recogen. Sin parada no hay tiempo estimado para ese niño. |
| Acudiente | recomendado | Nombre de la mamá o el papá. |
| Teléfono | recomendado | Para contactarlo. |
| Documento | opcional | Sale impreso en el carné. |
| Foto | opcional | Sale en el carné y en la lista del monitor. Muy útil para que el monitor reconozca al niño. |
Botón Importar CSV, dentro de la ruta. El archivo debe tener cinco columnas, en este orden:
Nombre, Grado, Acudiente, Teléfono, Documento
,) o punto y coma (;).| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Carné QR | Abre el carné para imprimir (foto, nombre, grado, documento y su QR). |
| Tarjeta | Registra el código de su tarjeta RFID/NFC. Se pone en rojo cuando ya tiene una. |
| Visible / Confidencial | Un alumno marcado como confidencial no aparece en el portal del padre. Úselo en casos de restricción legal o custodia. |
| Autorizados | Las personas autorizadas para recibir al niño cuando se baja del bus (una por línea). Si lo deja vacío, no se exige verificación al bajar. |
| Generar enlace | Crea el acceso del papá. Ver paso 8. |
Este es el caso del papá con dos o tres niños, posiblemente en rutas distintas. No le mande un enlace por cada hijo: cree una familia.
Familia Herrera) y toque Crear familia.El papá no necesita usuario ni clave: entra con un enlace personal y secreto.
El enlace se copia al portapapeles; péguelo en WhatsApp o en un correo. Tiene esta forma:
su dirección de SchoolTrack/parent.html#…
El papá abre el enlace, y desde el menú del navegador puede "Agregar a pantalla de inicio" para tenerlo como una aplicación. También existe la aplicación Familia para Android, descargable desde la pantalla de inicio: al abrirla la primera vez pide Enlace o código de familia; el papá pega ahí el enlace una sola vez y queda guardado en el teléfono.
Conductores → Nuevo conductor.
| Campo | Nota | |
|---|---|---|
| Nombre del conductor | opcional | Para identificarlo en la lista. |
| Usuario | obligatorio | Sin espacios. Se guarda en minúsculas. |
| Clave | obligatorio | Se la entrega usted al conductor. |
| Ruta asignada | recomendado | Sin ruta asignada el conductor entra pero no ve nada. |
juan ya existe en otro colegio, el sistema responde
"ese usuario ya existe". Use un prefijo propio, por ejemplo sanjose.juan.
(2) El sistema permite que un conductor y un monitor tengan el mismo usuario, porque son listas separadas.
Si además les pone la misma clave, el monitor nunca podrá entrar: el sistema encuentra primero
al conductor y lo deja entrar como conductor. No repita usuarios entre conductores y monitores.
El conductor entra a la aplicación de a bordo: la misma dirección de SchoolTrack,
en /driver.html, o con la aplicación A bordo para Android. Escribe su usuario y
su clave; el sistema reconoce solo que es conductor y le muestra su ruta: paradas en orden, qué niños van hoy,
mapa y navegación.
Monitores → Nuevo monitor. Los campos son los mismos que los del conductor (usuario y clave obligatorios, ruta muy recomendada), más una casilla:
El monitor entra por la misma aplicación de a bordo y con la misma pantalla de acceso que el conductor. Como acompañante ve la lista de niños de su ruta y es quien normalmente marca abordó / descendió / ausente y tiene el botón de pánico (SOS).
Pestaña Operación. Arriba elige una, varias o todas las rutas, y la fecha (por defecto, hoy). Por cada alumno hay tres botones: Abordó, Descendió y Ausente. Sirve tanto para llevar la lista desde el colegio como para corregir algo que el monitor marcó mal.
Al terminar el recorrido, el botón Confirmar revisión del bus deja constancia de que alguien recorrió el bus y ningún niño quedó dentro. Queda registrado en el reporte del día como "Revisión bus: Sí". Es la evidencia que respalda al colegio ante un reclamo.
Pestaña Bus en vivo: el mapa con una, varias o todas las rutas al tiempo, cada una con su color, sus paradas y su recorrido. Si una ruta no aparece, es porque no tiene bus asignado (paso 4) o el equipo no está reportando.
Pestaña Reportes. Elija las rutas y el rango de fechas y toque Ver. Salen dos tablas:
CSV y Excel descargan el archivo directamente. PDF abre una ventana con el reporte listo para imprimir o guardar como PDF; si su navegador bloquea las ventanas emergentes, permítalas para este sitio.
Resumen de lo mínimo que el sistema exige, frente a lo que en la práctica hace falta para que el servicio sirva de verdad:
| Elemento | El sistema exige | Además necesita, en la práctica |
|---|---|---|
| Colegio | Nada — se crea solo al entrar | Marca (nombre, color, logo) |
| Ruta | Nombre | Bus, para el mapa en vivo y el tiempo estimado |
| Parada | Nombre | Orden, hora y coordenadas |
| Alumno | Nombre | Parada, acudiente, teléfono; foto y documento si imprime carnés |
| Familia | Nombre del acudiente | Los hijos agregados; es lo que habilita el chat |
| Conductor | Usuario y clave | Ruta asignada, o no ve nada |
| Monitor | Usuario y clave | Ruta asignada, o no ve nada |
| Aviso | Título | El mensaje |
Para que no pierda tiempo buscándolo:
| Lo que ve | Causa más probable | Solución |
|---|---|---|
| El bus no aparece en el mapa | La ruta no tiene bus asignado, o el equipo no reporta | Rutas → verifique la columna Bus. Si está bien, revise el equipo en su plataforma de rastreo. |
| El bus no está en la lista al crear la ruta | El equipo no está en su cuenta de rastreo, o no está compartido con ella | Créelo o compártalo en la plataforma de rastreo y vuelva a abrir SchoolTrack. |
| El papá no ve el tiempo estimado | La parada no tiene coordenadas, o el alumno no tiene parada | Complete latitud y longitud de la parada (paso 5) y asigne la parada al alumno. |
| "Ese usuario ya existe" | Ese usuario está tomado en alguna institución de la plataforma | Use un prefijo del colegio: sanjose.juan. |
| El monitor no puede entrar | Su usuario coincide con el de un conductor | Bórrelo y créelo con otro usuario distinto. |
| El conductor entra pero ve la pantalla vacía | No tiene ruta asignada | Conductores → revise la columna Ruta. |
| El papá no ve a uno de sus hijos | El alumno está marcado como Confidencial, o no está agregado a la familia | Revise el botón Visible/Confidencial del alumno y la tarjeta de la familia. |
| Un alumno aparece dos veces | Se importó el CSV dos veces | Elimine el duplicado con el botón Eliminar de su fila. |